【2026最新】算定基礎届の記入例と書き方｜迷わないケース別完全解説

毎年7月に訪れる社会保険業務の天王山といえば、日本年金機構へ提出する「算定基礎届（被保険者報酬月額算定基礎届）」の作成です。全従業員の4月・5月・6月の給与実績をもとに、その年の9月から翌年8月までの健康保険料・厚生年金保険料を左右する「標準報酬月額」を決定する定時決定手続きは、企業の人事労務担当者にとって決してミスが許されない基幹実務といえます。

しかし現場では、「4月入社で給与が日割り計算された社員の支払基礎日数はどう数えるのか」「パートや短時間労働者の11日・15日・17日判定が複雑すぎる」「育休や休職で無給の月がある社員の備考欄はどう書くべきか」といった判断に迷う声が後を絶ちません。2026年の法改正動向や電子申請の進展を踏まえ、現場で即座に役立つ記入例と、多くの担当者が陥りがちな計算の盲点を網羅して解説します。

📌 【この記事の重要ポイントまとめ】

• 要点1：算定基礎届は4月・5月・6月に支払われた報酬を集計し、9月以降の標準報酬月額を決める最重要手続きである。
• 要点2：支払基礎日数は給与形態（月給制・日給制・時給制）により数え方が異なり、パートの短時間労働者特例や途中入社の除外ルールに厳密な注意が必要。
• 要点3：通勤手当（6カ月定期の按分）や現物給与の算入漏れ、遡及昇給の差額処理は年金事務所の調査で最も指摘されやすい要注意項目である。

【基本の記入例】4月・5月・6月報酬月額と標準報酬月額の決定プロセス

算定基礎届の作成において最初につまずきやすいのが、「給与の支払月」と「支払基礎日数」の基本的な考え方です。日本年金機構が公表している手続きマニュアルでも明記されている通り、算定の基準となるのは「4月、5月、6月の各月に実際に支払われた給与（通貨および現物）」です。締め日ではなく「支給日」がどの月に属しているかが起点となります。

たとえば「月末締め・当月25日払い」の会社であれば4月25日、5月25日、6月25日に支払われた給与が対象となり、「月末締め・翌月10日払い」の会社であれば4月10日（3月稼働分）、5月10日（4月稼働分）、6月10日（5月稼働分）に支払われた給与が集計対象です。

一般社員（完全月給制・欠勤控除なし）の標準的な記入例

最もシンプルな完全月給制の社員（例：基本給30万円、通勤手当1万5,000円、毎月固定）の場合、記入の流れは以下の通りです。

• 支払基礎日数：各月とも歴日数（30日、31日、30日）または就業規則で定めた所定労働日数を記入します。完全月給制で欠勤控除がない場合は暦日数を記入するのが原則です（4月：30日、5月：31日、6月：30日）。
• 通貨によるものの額：各月に支払われた給料の総支給額（基本給＋役職手当＋通勤手当＋時間外手当など）を記載します（各月31万5,000円）。
• 総計・平均額：3カ月分の合計「94万5,000円」を記入し、これを「3」で除した平均額「31万5,000円」を導き出します。
• 標準報酬月額：保険料額表に当てはめ、該当する等級の標準報酬月額（この場合は32万円）が決定されます。

日給月給制（欠勤控除がある場合）の計算ルール

一般的な日給月給制（基本給は月額定めだが、欠勤や遅刻早退があると給与から控除される形態）では、支払基礎日数のカウント方法が変わります。この場合、「就業規則で定められたその月の所定労働日数」から「欠勤日数」を差し引いた日数を支払基礎日数として計上します。

有給休暇を取得した日については、給与が支払われているため「支払の対象となった日」に含まれます。年次有休を取得した日は欠勤日数として引いてはならない点に留意してください。

【ケース別記入例】パート・短時間労働者・途中入社・休職者の書き方

多くの労務実務者が判断を迷わせるのが、勤務日数が変則的なパートタイマーや、期間中に身分・就業状況の変動があった従業員の扱いです。ここを機械的に処理すると、日本年金機構から返戻や確認の連絡が入る原因になります。

1. 短時間就労者（パートタイマー）の「17日・15日・11日」判定ルール

一般のパートタイマー（1週の所定労働時間および1月の所定労働日数が通常労働者の4分の3以上である被保険者）の場合、各月の支払基礎日数が17日以上ある月を対象として平均を計算します。

• 全月が17日以上の場合：17日以上の月すべてを合算して平均を算出。
• 17日未満の月が含まれる場合：17日以上の月のみを対象として平均を算出（例：4月18日、5月16日、6月19日の場合、5月を除外して4月と6月の2カ月平均）。
• 3カ月とも17日未満だが15日以上の月がある場合：15日以上の月を対象として平均を算出。
• 特定適用事業所の短時間労働者の場合：週所定20時間以上などの要件で加入している短時間労働者は、基準が「17日」ではなく「11日」に引き下げられます。11日以上の月を対象に算定を行い、備考欄に「短時間労働者」のチェックや付記を行います。

2. 4月・5月・6月の途中入社者における記入例

年度の変わり目である4月以降に入社した社員は、資格取得月と給与の締め日関係によって1カ月分の満額給与が支払われないケースが生じます。

【4月15日入社、当月末日払いの場合】
4月給与は日割り計算となり、1カ月分の満額報酬が支払われません。日本年金機構の規定では「給与計算期間の途中で採用されたため、1カ月分の給与が支給されない月」は算定の対象外とします。したがって、4月分は除外対象となり、満額支給された5月と6月の2カ月分の平均で算定します。記入用紙の備考欄には「途中入社（4月15日資格取得）」と記載し、4月分の集計対象から外す意思表示を明確にします。

なお、6月1日以降に入社した社員については、定時決定の対象そのものから外れるため（資格取得時決定の標準報酬月額が翌年8月まで有効）、算定基礎届への記入・提出は不要です。

3. 休職者・産前産後休業・育児休業取得者の記入例

4月〜6月の期間中に業務外の傷病休職、産前産後休業、育児休業を取得し、給与の支払いがまったくない（または大幅に減額された）従業員も、7月1日現在で会社に籍がある限り、算定基礎届の提出対象となります。

• 3カ月とも全休で給与ゼロの場合：通貨・現物の欄に「0」と記入し、支払基礎日数も「0」と記載。備考欄に「育児休業中」「傷病休職中」などと明記します。この場合、従前の標準報酬月額がそのまま据え置かれます。
• 一部の月だけ給与が支払われている場合：支払基礎日数が基準（一般社員は17日）に満たない月は除外されます。仮に4月のみ17日以上勤務し、5月・6月が無給の場合は、4月の1カ月分のみで標準報酬月額が決定されます。

【徹底比較】一般社員・パート・中途入社・休職者の算定基礎届処理マトリクス

実務で頻出する主要な従業員属性ごとに、支払基礎日数の判定ハードル、除外判定、備考欄の記載ポイントを一覧で整理しました。

【実態検証】労務現場の生の声と担当者がハマる「支払基礎日数」の罠

算定基礎届の提出時期である6月下旬から7月上旬にかけて、全国の労務担当者コミュニティやSNS上では、膨大な集計作業とシステムエラーに対する悲鳴に近い声が散見されます。

大手労務相談掲示板や専門フォーラムに寄せられる実務者の投稿を分析すると、最も多いミスは「給与ソフトの自動計算結果を盲信したことによる支払基礎日数の誤認」です。例えば、ある中堅IT企業の労務担当者は次のような失敗談を寄せています。

「日給月給制の社員について、給与計算ソフトがデフォルトで『実出勤日数＋有給日数』を支払基礎日数として集計していたため、祝日が多く所定労働日数が少ない5月に基礎日数が17日を下回ってしまい、本来有効な月が自動で除外されていた。年金事務所からの是正通知で初めて発覚し、全社員分の再提出と保険料修正に追われた」

日本年金機構の立ち入り調査や定期監査において、調査官が厳しくチェックするポイントもまさにここにあります。日給月給制における「所定労働日数から欠勤日数を引く方式」と、時給・日給制における「純粋な出勤日数を数える方式」の混同は、標準報酬月額が1等級から2等級ずれる直接的な要因となります。これは従業員の将来の厚生年金受給額や、健康保険の傷病手当金の給付額にまで悪影響を及ぼす重大な過誤です。

一般に知られていない盲点とネットの誤解｜通勤手当・現物給与の落とし穴

インターネット上の簡易的なまとめ記事や解説動画では見落とされがちですが、実務監査で最も否認されやすいのが「給与以外の金銭的給付」および「遡及的な給与改定」の処理です。

1. 6カ月定期券代の按分処理という盲点

通勤手当を6カ月分まとめて支給している事業所は数多く存在します。例えば4月給与で6カ月定期代12万円を一括支給している場合、4月に全額12万円を算入してはなりません。

定期券代などの複数月分が一括支給される通勤手当は、支給対象期間の月数（この場合は6）で均等に除した金額（12万円÷6＝2万円）を、4月・5月・6月の各月の報酬にそれぞれ上乗せして計算する必要があります。ネット上の誤った情報をもとに「実際に支給された金額をそのまま書けばよい」と判断し、4月だけ12万円を加算して平均を跳ね上がらせてしまうトラブルは毎年のように発生しています。

2. 食事代や社宅貸与などの「現物給与」の算入漏れ

労働協約や就業規則に基づき、会社が従業員に食事を提供している場合や、社宅・寮を無償または低額で貸与している場合、それらは厚生労働大臣が定める「現物給与の価額」に基づき通貨換算して報酬月額に加算しなければなりません。

「給与明細の総支給額だけを見て転記した」という担当者が最も見落としやすいトラップであり、年金事務所の総合調査において過去2年分の保険料を遡及追徴される典型的な原因となっています。

3. 4月に実施された昇給差額の精算

賃金改定（昇給）が4月に決定したものの、事務処理の遅れにより5月給与で「4月昇給分の差額」をまとめて支払ったケースも注意を要します。この場合、5月給与に含まれる「4月分の昇給差額」は5月の報酬から差し引き、本来支払われるべきであった4月の報酬に加算して算定を行うのが正しい実務処理です。これを怠ると、5月の報酬が一時的に膨らみ、実態と乖離した高い標準報酬月額が決定されてしまいます。

2026年最新制度改定と電子申請e-Govの実務対応

社会保険分野におけるDX（デジタルトランスフォーメーション）が加速する中、2026年現在の定時決定手続きは従来の紙ベース処理から電子申請へのシフトが決定的な段階に入っています。

かつて紙の提出時に必須であった「算定基礎届総括表」はすでに廃止されており、事業所全体の被保険者状況を別途報告する手間は簡素化されました。一方で、資本金1億円超の特定法人だけでなく、多くの中小企業においても「e-Gov（イーガブ）」や「マイナポータル」を通じた電子申請が標準的な提出ルートとして定着しています。

【プロの結論】電子申請導入企業が直面する3つのチェックポイント

1. 公的個人認証・GビズIDプライムの有効期限：7月の提出直前にアカウントの失効や電子証明書の更新漏れが判明し、締め切りに間に合わなくなる事業所が多発しています。6月初旬の段階でログイン権限と署名環境を確認することが鉄則です。
2. 7月10日提出期限の厳守：定時決定の提出期限は法律上、毎年7月10日（土日の場合は翌開庁日）と厳格に定められています。電子申請であってもアクセス集中によるサーバー遅延リスクを考慮し、7月5日前後までのデータ送信を目標とする運用設計が欠かせません。
3. 70歳以上被用者届の同時処理：70歳以上の健康保険のみ加入している従業員（厚生年金保険の被保険者資格を喪失した者）についても、「70歳以上被用者算定基礎届」を同時に提出する必要があります。人事管理システム上で一般の被保険者と切り離して管理している場合は、出力漏れがないか厳重な突き合わせが求められます。

【算定基礎届 記入例】に関するよくある質問（FAQ）

Q1：4月途中入社で、4月の給与が日割り計算された場合はどのように記入すればよいですか？
A1：4月分の給与計算期間の途中で採用され、満額の給与が支払われていない月は算定の対象外とします。したがって、4月分の報酬は除外し、満額支給された「5月」と「6月」の2カ月間の給与合計を2で割って平均額を算出します。記入欄の4月分は空欄または斜線とし、備考欄に「4月途中入社」と資格取得年月日を記載してください。

Q2：4月から6月の間に産休・育休中や休職中で、給与が全く発生していない社員はどう書きますか？
A2：7月1日現在で会社に在籍している以上、給与が支払われていなくても届出用紙への記入・提出は必要です。通貨・現物欄には「0」と記入し、支払基礎日数も「0」と記載します。備考欄に「育児休業中」「傷病休職中」などの理由を必ず記載してください。この場合、従前の標準報酬月額がそのまま継続適用されます。

Q3：パートタイマーの出勤日数が少なく、3カ月とも支払基礎日数が11日未満だった場合はどうなりますか？
A3：一般のパートタイマー、特定適用事業所の短時間労働者のいずれにおいても、すべての月の支払基礎日数がそれぞれの基準（15日未満、または11日未満）に達しない場合、その年の定時決定による改定は行われません。記入用紙には実績日数をそのまま記入し、備考欄に勤務形態を明記して提出します。結果として、従前の標準報酬月額が据え置かれることになります。

Q4：役員で毎月の役員報酬が同額、かつ残業代も通勤手当の変動もない場合でも提出は必要ですか？
A4：提出は必須です。報酬額に1円の変動がない役員であっても、健康保険・厚生年金保険の被保険者である限り、定時決定の手続きを省略することはできません。4月〜6月の定額報酬をそれぞれ記載し、例年通りの平均額で提出してください。

まとめ：今後の動向と失敗しないための判断基準

算定基礎届の作成は、単なる毎年のルーティンワークにとどまりません。決定された標準報酬月額は、その後1年間にわたって従業員から天引きする社会保険料の額を決定づけるだけでなく、企業の法定福利費負担額を直接左右する財務上の重要データです。

特に社会保険の適用拡大が進み、短時間労働者の被保険者化が一般化している環境下では、「誰がどの支払基礎日数基準（17日・15日・11日）に該当するのか」の判別が極めて複雑化しています。給与計算ソフトウェアの判定ロジックを過信せず、中途入社者、休職者、変則勤務者については担当者が目視で原簿と突き合わせる二重チェック体制を敷くことが、手続き遅延や年金事務所からの是正指導を未然に防ぐ唯一の防壁となります。

7月10日の提出期限直前に慌てることのないよう、6月給与の確定と同時に迅速なデータ集計に着手し、健全な労務管理体制を整えてください。 （出典: 算定基礎届 記入例（Yahoo!ニュース））